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为什么要建设远程视频会议系统

全球业务正在国际化,人们需要经常即时见面、沟通。虽然差率费这样的支出在企业的收入中虽然占不了很大比例,但是其他一些不可见的因素往往对企业的发展有着很重要的影响,远程视频系统能够助企业提高生产效率、即时把握市场动向,提高团队协同工作的效率,这些因素对于企业来说,通常都是极为重要的。
    对于企业来说,采用视频会议系统能够即时把握市场,赢得具有竞争力的优势。对于教育机构来说,能够将不同区域的学生和教师连接起来,共同分享课堂内容,互相学习。对于公共机关来说,能够提供即时的信息,增加安全系数,为各种紧急事故提供关键的通信工具。
随着企业规模发展壮大,人员和分支机构增多,也不可避免的产生了许多成长的烦恼,比如:企业管理问题、沟通问题、效率问题、成本浪费问题等。其实只要提高了沟通效率,管理者就可以更及时的发布决策信息,执行者就可以更迅速执行决策抢占商机,最终带来的是更多的利润和市场占有率。
沟通在企业运营中占据非常重要的地位,传统的远程沟通方式无非采用电话联系或者出差两种。电话会议虽然可以及时迅速的沟通,但因其具有不可视的局限性,遇到需要边展示产品和资料边沟通的情况就不得不派人出差。往往为了参加一个小时的会议需要花费2天以上的外出行程,伴随产生的是高额的差旅费用,增加了企业的运营成本。虽然频繁的出差也能解决大部分问题,但极大的延长了决策周期,在残酷的商场,落后竞争对手一秒可能损失的就不仅仅只是金钱了。如何提高沟通质量与效率成了企业领导者必须考虑的事情。
  针对企业的沟通难题,视频会议系统应需而生,国内外各大厂商都推出了自己的视频会议系统。视频会议与传统的电话会议相比优势明显,视频会议能提供直接、全面的视频、音频环境,在沟通交流方面互动性更强一些。召开视频会议不仅可以听到发言者的声音,还可以清楚的看见他的表情、动作,带来真实直观的交流体验。共享文件资料功能可以同步显示照片、PPT、文档、影音文件,让远程教育和培训真正成为现实。视频会议系统不仅方便企业随时召开内部会议、技术交流,还可以帮助企业解决异地培训、异地招聘等难题。它使远距离沟通变得更为频繁、效率更高更为高效,从而深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力和竞争力。
  视频会议的优势
  视频会议系统是利用专网或公众互联网来实现的虚拟会议,使在地理上分散的用户可以共聚一处,通过图形、声音等多种方式交流信息,支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。
  视频会议系统在企业中的普遍应用模式包括以下几种:
  首先,用于企业内部沟通。分布在不同地域的企业分支机构,借助视频会议系统就可以随时随地与总公司进行沟通,不需要浪费时间在旅途上,为企业缩短了决策时间,提高了公司的运作效率。
  其二,向公众和目标客户进行产品的可视化推广,增强直观性。俗话说眼见为实,通过展示产品,让客户直观的看到产品的外观,工作状态,性能等,比只是拿出几组数据更有说服力。
  其三,与非本地客户进行可视化的互动交流,增强真实感。以往与异地客户沟通需要相关人员多次往返两个城市,费时费力。采用视频会议系统就像面对面交流一样,可以及时了解客户需求。
  其四,对分支机构企业员工进行在岗培训。企业规模的日益扩大,机构的日益分散,让员工的业务培训和思想工作变得困难重重,集中式培训耗费大量的资金和时间。视频会议系统将帮助企业建立基于互联网络的培训教室,让远在天边的老师与学生面对面的交流和沟通,实现企业远程教育和培训的梦想。
  其五,对公司自身或客户进行远程可视化技术支持和维护。通过视频会议软件系统可得到技术人员面对面的讲解,有效而快速的解决遇到的问题,大幅度的提高客户对企业的信任和满意程度。
  其六,视频会议系统可用于可视化招聘。企业相关人员赴异地招聘不仅费时费力,还往往因为招聘负责人精力有限只能前往几个城市,错过更多地方的英才。有了视频会议系统,求职者可以在当地的分支机构连线总部,直接面对面交流,节约了双方的时间,并为公司招徕更多人才。
  视频会议技术的诞生,彻底打破了传统的会议模式,对于那些会议频繁的公司和个人来说,这种先进的会议方式,使他们不再长年东奔西走,节约差旅费用,减少旅途消耗,同时提高了信息传达速度,就等于提高工作效率。随时随地的沟通,使人们更有效的交流,因为可视化的交流是最自然的交流方式。
  据分析,一家年营业额在2000万的企业,每年花费在差旅上的费用就占了15%,大约是300万元。使用视频会议系统后,可节约近50%,每年的差旅费降低到100-150万元。而构建一套总部1个结点,10个分支结点的视频会议系统,费用仅为几十万元,不到一年便可收回成本。节约差旅费和通讯费只是视频会议系统最直观的优点,相比于因效率提升而带来的经济效益增长简直微不足道。
  选择最适合的视频会议系统
  视频会议系统与硬件、软件、网络密切相关,每家企业实际情况不一样,所需的视频会议系统也不尽相同,应综合分析并与厂商多交流,选择最适合的视频会议系统。
  按网络平台划分,视频会议系统可分为基于专网的视频会议系统、基于混网和Internet公网的视频会议系统两大类。按构建方式划分,视频会议系统可分为软件视频会议和硬件视频会议两种,一般视频会议系统主要包扩MCU多点控制器\会议室终端\PC桌面型终端\电话接入网关(PSTNGateway)\Gatekeeper(网闸)等几个部分。按会议质量划分,又有标清视频会议系统和高清视频会议系统两类。
  铺设专网虽然可以保证会议质量,但是投入成本高出许多,对发展中的中小企业来说并不适合。事实上,目前互联网已经发展得非常好了,即使是便宜的ADSL线路也能够提供384Kbps以上的带宽,这样的带宽完全能够满足视频会议清晰、流畅的应用效果。因此,一般情况下选择公众互联网足矣。 
  采用基于PC的纯软件解决方案虽然会议软件本身费用不高,但每个会议室还要配专用PC、单独的视音频采集设备(如USB摄像头、耳麦)以及操作系统等相关基础软件,再加上安装、维护等方面的开销,综合起来,其成本其实并不低。而纯硬件解决方案不仅可以实现高品质的会议效果,而且可以通过高集成度的一体化终端设备完成所有功能,无需另配其他硬件和软件设施,即插即用、使用简单、无需维护,因此其综合成本反而比纯软件的便宜。总体来说,纯软件更适合个人办公部署(基于现有办公PC),纯硬件则适合会议室部署。
  2007年标清视频会议仍是市场主流,占据了93.60%的市场份额,而代表未来技术升级趋势的高清视频会议仅占6.40%的市场份额。高清视频会议系统优势表现在以下几个方面:高分辨率格式所具备的更高的像素数可以提升画面质量,使大屏幕上的画面显得更清晰、流畅;流畅清晰的视频质量、高品质的音效能够提升与会者的参会体验,帮助与会者专注于会议本身的内容;同时,高清晰度的画面能够使得超大屏幕的图像同样具有清晰的视频图像,从而让更多的与会者出现在画面中,使得更多的与会者参加会议;高清晰度带来的高分辨率图像,能够清晰地显示细节内容,尤其是在图形操作(如设计图纸、动画的讨论、地形图等),对于依赖于视觉进行沟通的异地人员来讲,有极大的好处。与标清视频会议系统相比,成本较高,对网络要求也更高。
  企业应该综合分析公司的实际需求,包括投入成本、网络带宽、设备管理等,选择最适合自己的视频会议系统。
  
  现在您即将看到高质量、高清晰的视频通讯!这不仅是技术上的创新,也代表了全球协同工作和通讯发展的新纪元!
  
  视频通讯技术的领先,代表了我们能够马上替用户节省差旅费用和节约时间。视频通讯和其他多媒体协作通讯同样提供了更好的通讯和工作方法。根据Wainhouse Research的报告指出,新的通讯工具可以让员工增长知识,不仅仅是交换信息,而且是提高内部生产力!
  

 

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